Qualifizierte elektronische Signatur

Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Sicherheit: Von diesen drei Vorteilen können Unternehmen profitieren, wenn sie die elektronische Signatur nutzen. Damit sich Unternehmen darauf verlassen können, dass ihre Geschäfte auch auf diesem Weg rechtlich und technisch sicher ablaufen, gibt es die qualifizierte elektronische Signatur. Sie ist der Unterschrift von Hand rechtlich weitgehend gleichgestellt und wird mit Hilfe einer Chipkarte erzeugt. Die Identität des Kommunikationspartners sowie die Integrität der Inhalte werden damit gewährleistet.

Die IHK Neubrandenburg für das östliche Mecklenburg-Vorpommern bietet als Registrierungsstelle zusammen mit der DE-CODA GmbH und der D-Trust GmbH, eine Marke der Bundesdruckerei GmbH, eine IHK-Signaturausstattung an, die aus einer individuellen Signaturchipkarte, einem Kartenlesegerät und verschiedenen Softwareprodukten besteht.

Bei Interesse an einer IHK-Signaturkarte vereinbaren Sie mit dem zuständigen IHK-Registrierungsmitarbeiter einen persönlichen Termin. Der Mitarbeiter in der Registrierungsstelle erläutert Ihnen das Verfahren, nimmt Ihre Daten auf und identifiziert Sie anhand Ihres Personalausweises oder Reisepasses.
 

Anwendungsgebiete für die Elektronische Signatur

  • IHK-Signaturanwendung „Elektronisches Ursprungszeugnis“ (http://euz.ihk.de) Alle deutschen Industrie- und Handelskammern (IHKs) bieten ihren Unternehmen den Online-Service zur Ursprungszeugnisbeantragung an. Über 2.200 Unternehmen in Deutschland haben die Vorteile der elektronischen Beantragung erkannt und profitieren von Kosten- und Zeitersparnissen. Die Möglichkeit, ein von der IHK bewilligtes Ursprungszeugnis direkt vor Ort auszudrucken, ist für viele der bereits teilnehmenden Unternehmen unentbehrlich geworden. Das Formular zur Beantragung von Ursprungszeugnissen steht im Internet zur Verfügung; dort finden Sie auch eine Demo-Version zum Testen. Im Echtbetrieb füllt das Exportunternehmen das Online-Antragsformular aus, signiert die Daten elektronisch und schickt sie an die zuständige IHK. Im nächsten Schritt prüft die IHK die Daten. Sofern die IHK das Ursprungszeugnis bewilligt, kann sie das Dokument entweder selbst ausdrucken, es von Hand unterzeichnen und dem Unternehmen auf herkömmlichem Wege zukommen lassen ("Stufe 1"). Oder die IHK erlaubt es ausgesuchten Unternehmen in der sogenannten "Stufe 2", das Ursprungszeugnis im Unternehmen auszudrucken. In jedem Falle erhält das Unternehmen auch beim elektronischen Antragsverfahren ein offizielles Ursprungszeugnisdokument auf Papier, das die rechtlichen und formellen Anforderungen voll erfüllt. Der Service wird ständig weiterentwickelt und optimiert. Seit Anfang 2011 können im Rahmen der "Stufe 2 plus" das Siegel und die Unterschrift der IHK, die auf das offizielle Ursprungszeugnis gehören, als Faksimile mit eingedruckt werden. Dadurch wird der Ausdruck eines Ursprungszeugnisses im Unternehmen erheblich erleichtert. Eine missbräuchliche Verwendung ist ausgeschlossen, denn den Ausdruck gibt die IHK gezielt für ein genehmigtes Ursprungszeugnis frei. Seit Januar 2002 steht das „Elektronische Ursprungszeugnis“ den IHKs und ihren Mitgliedsunternehmen im Echtbetrieb zur Verfügung. Damit war das „Elektronische Ursprungszeugnis“ eine der ersten Anwendungen, die es auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur den Nutzern erlaubte, rechtsgültige Dokumente digital zu beantragen und zu bearbeiten. Aufgrund der positiven Resonanz unter den Nutzern und dem intensiven Interesse von außen wird die Anwendung regelmäßig überarbeitet und optimiert. So wurde neben vielen anderen Erweiterungen ein separater Antrag für Bescheinigungen entwickelt, der es den Unternehmen ermöglicht, sich z. B. eine Handelsrechnung auch unabhängig von einem Ursprungszeugnis-Antrag bewilligen zu lassen.
  • Elektronischer Abfallbegleitschein mit
    - Länder-eANV (http://www.zks-abfall.de)
    - Abfallmanagementsystem „Modawi“ (http://www.modawi.de)
    - Abfallmanagementsystem „Zedal“ (http://www.zedal.de)
    - Abfallmanagementsystem „Nsuite“ (http://www.nsuite.de)
    - Abfallmanagementsystem „eANV Portal / Formular“ (http://www.fum.de)

  • Emissionshandel (http://www.dehst.de) Der Emissionshandel läuft in Deutschland auf rein elektronischem Wege. Unternehmen müssen ihre Emissionsberechtigungen online beantragen und bekommen sie per elektronischem Bescheid zugeteilt. Abgesichert wird die Kommunikation zwischen Anlagenbetreibern und der Deutschen Emissionshandelsstelle (DEHSt) durch die qualifizierte elektronische Signatur. In der ersten Emissionshandelsperiode von 2004 bis 2008 mussten etwa 1850 Anlagenbetreiber ihre Emissionsberechtigungen bei der Deutschen Emissionshandelsstelle beantragen. Konkret betrifft dies Anlagen aus den Sektoren der Energieverarbeitung, Eisenverarbeitung und der mineralverarbeitenden Industrie, sofern sie bestimmte Leistungs- und Kapazitätsgrenzen überschreiten. In die zweite Periode des Emissionshandels 2008 bis 2012 wurden rund 100 weitere Anlagenbetreiber einbezogen. Welche Unternehmen emissionshandelspflichtig sind, wird im Anhang 1 des Treibhaus-Emissionshandelsgesetzes definiert. Nicht nur unter umweltpolitischen Gesichtspunkten, sondern auch im Hinblick auf die elektronische Signatur war der Emissionshandel revolutionär: Während bei anderen E-Government-Anwendungen die elektronische Form immer nur eine mögliche Alternative zum Papierverfahren war, führt beim Kauf und Verkauf von Emissionsrechten kein Weg daran vorbei. Hierfür hat sich der IHK-Signaturservice besonders bewährt: Geschätzte 50 % der Teilnehmer am Emissionshandel nutzen eine IHK-Signaturausstattung.
  • Verpackungsverordnung / Testierung von Vollständigkeitserklärungen (http://www.ihk-ve-register.de)  Transparenz und Verantwortung bei der Verpackungsentsorgung – diese Ziele verfolgt die fünfte Verpackungsverordnung, die seit dem 01.01.2009 gilt und seit 2019 als Verpackungsgesetz fortgeführt wird. Rund 5000 Unternehmen, die als Hersteller und Vertreiber für etwa 95 % des gesamten Verpackungsaufkommens verantwortlich sind, sind von dem Verfahren betroffen. Sie müssen auf elektronischem Wege eine Vollständigkeitserklärung (VE) anfertigen, in der sie das Material und die Menge der Verpackungen beschreiben, die an die privaten Endverbraucher gelangen. Die VE wird bei der Zentralen Stelle Verpackungsregister hinterlegt. Doch zuvor muss ein Testierer die Korrektheit der VE bestätigen, indem er die VE-Prüfbescheinigung auf elektronischem Wege unterschreibt. Als Testierer können öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, vereidigte Buchprüfer oder DAU-Umweltgutachter tätig werden. Sie benötigen für das Verfahren eine qualifizierte elektronische Signaturkarte, ein Kartenlesegerät sowie eine eigene Anwendungssoftware zum Signieren von Daten.
  • Online-Abwicklungen öffentlicher Ausschreibungen / E-Vergabe - Unter dem Schlagwort "E-Vergabe" werden öffentliche Ausschreibungen nicht nur per Internet publiziert - auch die Angebotsabgabe, Angebotszuschläge, die Vertragsabschlüsse und der übliche Geschäftsverkehr werden online abgewickelt. Das gesamte Vergabeverfahren wird damit schneller, kostengünstiger und transparenter. Die elektronische Signatur kommt dabei in ihrem ganzen Funktionsumfang zum Einsatz: Die Nutzer müssen sich mit ihrem Personenzertifikat anmelden. So wird sichergestellt, dass nur Personen auf die Anwendung zugreifen, die sich eindeutig identifiziert haben und auch dazu berechtigt sind. Sämtliche Verfahrensschritte der Auftragserteilung - die Anforderung der Verdingungsunterlagen, der Versand der Verdingungsunterlagen, die Angebotsabgabe und die Zuschlagserteilung - werden vom Bieter bzw. der Beschaffungsstelle signiert und verschlüsselt, um Verlässlichkeit und Vertraulichkeit zu garantieren. Mit der IHK-Signaturkarte können unsere Kunden zahlreiche E-Vergabe-Plattformen nutzen.
  • Elektronischer Rechtsverkehr (http://www.egvp.de) Der elektronische Rechtsverkehr soll Gerichtsverfahren beschleunigen und die gerichtliche Kommunikation effizienter machen. Ohne auf Rechtssicherheit verzichten zu müssen, kann man damit Gerichte und Behörden einfacher erreichen. Denn mit dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP können die Nutzer nunmehr Schriftsätze und andere Dokumente in elektronischer Form rechtswirksam an alle teilnehmenden Gerichte / Behörden schnell und sicher übermitteln. Das Bundesverwaltungsgericht und der Bundesfinanzhof haben zusammen mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik das EGVP konzipiert. Etwas vereinfacht kann man sich dieses Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach wie ein Mailprogramm mit integrierter Signaturfunktion vorstellen. Es steht mit allen erforderlichen Zusatzprogrammen lizenzkostenfrei zum Download zur Verfügung. Auch beim elektronischen Handelsregister kommt das EGVP zum Einsatz. Nicht nur die Amtsgerichte als registerführende Stellen steigen auf den vollelektronischen Workflow um, sondern auch ihre Kommunikationspartner, die Notare und IHKs. Für den sicheren Datenaustausch rund um die Firmendaten bedienen sie sich dazu ebenfalls des EGVPs. Allerdings schreiben dazu nicht alle Bundesländer den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur vor.
  • Online-Mahnverfahren (http://www.online-mahnantrag.de)  Seit Ende 2008 müssen Rechtsanwälte und Inkassodienstleister ihre Mahnbescheidsanträge in maschinell lesbarer Form an die Gerichte übermitteln. Dies ergibt sich aus der Änderung des § 690 ZPO gem. dem zweiten Justizmodernisierungsgesetz vom 30.12.2006. Für die Umsetzung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: Barcode-Antrag, Diskettenversand oder Online-Antrag. Letzterer dürfte die interessanteste Form sein. Um Mahnanträge per Internet zu übermitteln, kann man das Webportal „Online-Mahnantrag“ nutzen. Benötigt werden dafür eine qualifizierte Signaturkarte, ein Kartenlesegerät und das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Die EGVP-Software steht kostenlos zum Download bereit. Der Datensatz wird elektronisch signiert und dem zuständigen Gericht elektronisch übermittelt. Insbesondere Antragsteller mit einem höheren Antragsaufkommen nutzen häufig eine Fachsoftware. Sofern diese über Schnittstellen zum automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren verfügt, können die entsprechenden Antragsdaten ebenfalls mit Hilfe des EGVP übermittelt werden. Auch hierfür werden dann eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät benötigt.
  • Schutzrechtsanmeldung beim deutschen Patent- und Markenamt DPMA - (http://www.dpma.de) Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) nimmt jährlich ca. 200.000 Anmeldungen von Schutzrechten entgegen – und will mit der elektronischen Anmeldung seine Prozesse deutlich rationalisieren. Darum stellt es seinen Kunden die Software PaTrAS (Patent and Trademark Application System) zum Erstellen und Validieren der Anmeldedokumente im XML-Format kostenlos zur Verfügung. Seit 2006 ist die elektronische Anmeldung von Schutzrechten beim DPMA auf ein geschlossenes OSCI-Verfahren umgestellt. Grundlage ist die "Basiskomponente Datensicherheit -Virtuelle Poststelle des Bundes (VPS)". Damit ist die zentrale Anforderung, alle in Deutschland erhältlichen qualifizierten Signaturkarten in dem elektronischen Verfahren zu unterstützen, realisiert worden. Nicht nur das DPMA, auch seine Kommunikationspartner sollen von der Online-Markenanmeldung profitieren. Denn im Vergleich zur Papierform bietet es nicht nur eine höhere Daten- und Informationssicherheit, sondern auch schnellere Übertragungswege und eine kostengünstigere Anmeldung.
  • Jahresabschlüsse an polnische Behörden senden - Seit 2019 müssen polnische Unternehmen ihre Bilanzen und Geschäftsabschlüsse auf elektronischem Wege und mit elektronischer Signatur bei den polnischen Behörden einreichen. Jetzt gibt es grünes Licht, für dieses Verfahren auch deutsche Signaturkarten, zum Beispiel die IHK-Signaturkarte aus dem Hause D-TRUST, einzusetzen. Die Bilanzen sind jeweils bis zum 31.03. des Folgejahres einzureichen. Die Unterlagen werden mittels des spezifisch polnischen ePUAP-Systems übermittelt und verarbeitet. Für deutsche Unternehmen oder Einzelpersonen, die als Gesellschafter polnischer Unternehmen von dem Verfahren betroffen sind, gibt es nun einen gangbaren Weg zur Erbringung der von ihnen geforderten elektronischen Signaturen: Da die polnischen ePUAP-Signaturen in Deutschland nicht verfügbar sind, empfiehlt sich die Nutzung einer deutschen, EU-konformen qualifizierten elektronischen Signatur, wie z.B. der IHK-Signaturkarte aus dem Hause D-TRUST. Die Anerkennung dieser Signaturkarte wurde von den polnischen Behörden bestätigt. Die Jahresabschlüsse müssend dann im XML-Format signiert und dem Register vorgelegt werden (Signaturaustauschformat: XAdES). Für die geforderte XAdES-Signatur empfiehlt sich zum Beispiel die Software „digiSeal office“ des deutschen Herstellers secrypt GmbH, die speziell auf die polnischen Anforderungen angepasst wurde. Die Unterlagen können von vertretungsberechtigten natürlichen Personen, die über eine PESEL-Nummer (polnische Personenkennzahl) verfügen und diese PESEL im Unternehmensregister offengelegt wurde, eingereicht werden. Das elektronische Prozedere soll die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen vereinfachen. Die Unterlagen sind über das Webportal des polnischen Justizministeriums unter dem Link https://ekrs.ms.gov.pl zu übermitteln.

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