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E-Rechnung in der Bundesverwaltung kommt

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Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. Papierrechnungen oder eine Übermittlung per PDF sind dann nicht mehr zulässig. Betroffen sind Auftragnehmer öffentlicher Aufträge, d. h. Lieferanten und Dienstleister der unmittelbaren Bundesverwaltung wie bspw. der Ministerien und nachgeordneter Stellen wie z. B. die Bundeswehr bzw. der mittelbaren Bundesverwaltung wie bspw. der Bundesagentur für Arbeit.

Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und das Bundesministerium für Finanzen (BMF) halten unter www.e-rechnung-bund.de umfangreiche Informationen zur elektronischen Rechnung bereit. Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung liegt darin, dass die sog. E-Rechnung Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz darstellt. Dadurch können Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt, empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiter­verarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden. Demgegenüber liegen bei einer Papier­rechnung selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen z. B. mittels Scans die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden. Eine PDF-Rechnung wird zwar bereits in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, welche keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.