E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze

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Wenn ein Unternehmer eine E-Rechnung ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese entgegennehmen können.
„Nach der gesetzlichen Definition ist eine E-Rechnung eine in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine strukturierte Verarbeitung ermöglicht“, erläutert Heide Klopp, Leiterin des Bereichs Recht/E-Government in der IHK den schwerfälligen Begriff. Eine E-Rechnung erfüllt diese Vorgaben, wenn sie der Richtlinie 2014/55/EU und damit der CEN-Norm 16931 entspricht. „Zwischen Rechnungsersteller und -empfänger kann aber auch ein anderes Format vereinbart werden, soweit es eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“, so Klopp weiter. Zulässig sind zudem hybride Formate, also Rechnungen, die neben dem maschinenlesbaren, strukturierten Datensatz (bspw. XML) auch einen menschenlesbaren Teil (z. B. eine pdf-Datei) enthalten. Ein solches hybrides Format bietet zum Beispiel ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (https://e-rechnungsplattform.datev.de/). Alle anderen Rechnungsformate wie Papier- oder PDF-Rechnungen gelten als „sonstige Rechnungen“ und erfüllen damit nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nur für inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, d. h. sowohl der Leistende als auch der Leistungsempfänger müssen in Deutschland ansässig sein. Ein Unternehmer, der in Deutschland zwar umsatzsteuerlich registriert, aber nicht hier ansässig ist, unterfällt nicht der E-Rechnungsverpflichtung.
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nrn. 8-29 UStG umsatzsteuerfrei sind.
Die generelle Verpflichtung zur Erstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung gilt auch für die E-Rechnung.
Übergangsfristen
Für die Jahre 2025 und 2026 bleiben sonstige Rechnungen, d. h. Papierrechnungen oder pdf-Formate weiter zulässig. Für das Jahr 2027 gilt dies für den Rechnungsersteller nur, sofern sein Vorjahresumsatz, also der Umsatz aus dem Jahr 2026, bei max. 800.000 € liegt.
Ab dem 1. Januar 2028 sollen nur noch E-Rechnungen genutzt werden.