Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Seit dem 1. Januar 2020 sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme (Kassen(systeme), EU-Taxameter, Wegstreckenzähler) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Auch wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, um durch einen Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware mögliche Manipulationen leichter feststellen zu können. 

Mit einem neu eingefügten § 146a Abs. 4 Abgabenordnung wurden Unternehmen zudem verpflichtet, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung auf elektronischem Weg dem zuständigen Finanzamt zu melden. Diese Meldepflicht war zunächst ausgesetzt, da die Finanzverwaltung noch kein elektronisches Meldeverfahren bereitstellen konnte. Dies soll sich nun zum 1. Januar 2025 ändern; es wird dann eine entsprechende elektronische Meldemöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stehen. 

Damit gelten folgende Fristen für Kassensysteme:

• Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen. 
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
• Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme. 
• Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne der Abgabenordnung und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV). Werden diese ohne zertifizierte TSE betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. 

Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.  

Damit ergeben sich folgende Fristen für EU-Taxametern und Wegstreckenzähler:

• Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, welche die o.g. Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen.
• EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.

Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.