IHK-Steuerinformationen

Nachfolgend steht Ihnen die aktuelle IHK-Steuerinformation zur Verfügung.

Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung)

Ab dem 27. November 2020 wird die E-Rechnung für Lieferanten, die als Auftraggeber für den Bund und seine Behörden tätig sind, gesetzlich verpflichtend eingeführt. Dazu gehört u. a. die Bundeswehr, die auch von kleineren Unternehmen beliefert wird.

Bis auf wenige Ausnahmen sind Unternehmen dann verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Nach § 3 Absatz 3 ERechV sind Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 €, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland davon ausgenommen.

E-Rechnungen können an die Bundesverwaltung über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eingereicht werden. Für Bundesministerien und Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Die ZRE ist ein Bindeglied zwischen dem Rechnungssteller und den Einrichtungen der Bundesverwaltung. Eine einmalige Registrierung ist für die Nutzung der Plattform zwingend erforderlich. Die ZRE ist unter https://xrechnung.bund.de online.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Datenübermittlung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). So können Rechnungen z. B. direkt aus dem eigenen IT-System versendet werden. Dafür muss die beim Lieferanten eingesetzte Software für die E-Rechnung fit gemacht werden, damit eine elektronische Übertragung mit E-Mail oder De-Mail sowie per Webservice gewährleistet werden kann.

Lieferanten, die mit ihrer Software die sog. XRechnung oder eine andere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnung erstellen, diese aber nicht über E-Mail, De-Mail oder Webservice versenden können, haben die Möglichkeit, die vorab erstellte E-Rechnung manuell hochzuladen. Beachtet werden muss, dass die Rechnung auch der ERechV sowie den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen.

Bei Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen, die keine Software im Rechnungsausgang verwenden, bietet sich die Weberfassung an. Dabei gibt der Rechnungssteller die Rechnungsdaten Feld für Feld manuell in die Eingabemaske der ZRE ein. Die ZRE erzeugt daraus eine XRechnung, die nach dem Versand von der ZRE heruntergeladen werden kann.

Vorteile der E-Rechnung sind z. B. die Kosten- und Zeitersparnis. Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt und postalisch versendet werden, sondern können nach einmaliger Registrierung über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung elektronisch übermittelt werden. Es ergeben sich ferner Chancen, auch weitere Prozesse neben der E-Rechnung im Rechnungswesen zu digitalisieren. Mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung ist eine Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung durch die Minimierung der Transportzeiten und den Wegfall ganzer Arbeitsschritte zu erwarten.

Zur Erstellung und Versendung von E-Rechnungen müssen Lieferanten zunächst prüfen, ob sie von der E-Rechnungsverordnung betroffen sind. Danach müssen technische Möglichkeiten mit der eigenen IT-Abteilung bzw. involvierten IT-Dienstleistern besprochen werden. Vorhandene Software muss demnach im Standard XRechnung (Standard der öffentlichen Verwaltung) oder in einem anderen der EN 16931 konformen Standard erweitert werden. Lieferanten ohne diese Software müssen eine neue Software einkaufen und einführen. Gegebenenfalls müssen auch weitere Personengruppen wie Mitarbeitervertretung, Aufsichtsgremien etc. informiert und beteiligt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten ausreichend informiert und geschult werden.

 

 

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